1. AMAÇ
Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasının (“Politika”) amacı, Spectrum Danışmanlık Yazılım ve Eğitim Hizmetleri A.Ş.’nin rüşvet ve yolsuzluk karşıtı yasal düzenlemelere, etik ve mesleki ilkelere ve evrensel kurallara uyumunun sağlanmasıdır.
2. KAPSAM
Rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politikası;
· Spectrum Danışmanlık Yönetim Kurulu da dahil olmak üzere tüm Spectrum çalışanlarını,
· Mal ve hizmet aldığımız firmaları ve çalışanlarını, tedarikçi, danışmanlar, avukatlar, dış denetçiler de dahil olmak üzere Spectrum Danışmanlık adına görev yapan kişi ve kuruluşlarını kapsamaktadır.
3. TANIMLAR
Yolsuzluk ; Bir kişinin, yetki alanını kendisi veya bir başkası için haksız menfaat sağlayacak şekilde kötüye kullanmasını
Rüşvet ise; bir kişinin, görevinin ifası ile ilgili bir işi yapması, yaptırması, yapmaması,hızlandırması, yavaşlatması amacıyla doğrudan veya aracılar vasıtasıyla, menfaat temin, teklif veya vaat edilmesi; talep veya kabul edilmesi; bunlara aracılık edilmesi gibi yollarla görevinin gereklerine aykırı davranması için bir başka kişiyle vardığı anlaşma çerçevesinde kendisine veya bunu talep eden tarafa veya bu ilişki dolayısıyla bir başkasına çıkar sağlamasıdır.
Rüşvet ve yolsuzluk pek çok farklı şekil ve alanda gerçekleştirilebilir:
· Nakit ödemeler
· Siyasi ya da diğer bağışlar
· Komisyon
· Sosyal haklar
· Diğer menfaatler
4. YETKİ VE SORUMLULUKLAR
Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası’nın oluşturulması, uygulanması ve güncellenmesinin sağlanmasından Spectrum Danışmanlık Yönetim Kurulu sorumludur. Spectrum Danışmanlık çalışan ve yönetim kurulu üyelerinin bu ilkelere aykırı hareket etmesi sonucu disiplin cezası uygulanmaktadır. Bu gibi durumları inceleme yetkisi, Spectrum Danışmanlık Yönetim Kurulu tarafından görevlendirilen Disiplin ve Etik Kurulu’na aittir.
Şirketimizin bütün birimlerinin yöneticileri, potansiyel risklerin değerlendirilmesi, çalışanların, dış hizmet alınan firmalar ve iş ortaklarının Politika esaslarına uyumlarının sağlanması için kendi görev alanları çerçevesinde ilgili tedbirlerin alınmasından sorumludur.
Şirketimiz çalışanları, yönetim kurulu tarafından belirlenen politikalara uyum sağlamak, kendi faaliyet alanları ile ilgili riskleri etkin şekilde yönetmek, yasal mevzuat ve şirketin görev yönetmelikleri ile belirlenen görevlerini, yetkileri dahilinde yürütmek ve uyumlu bir şekilde çalışmak, Politikaya aykırı bir davranış, faaliyet ya da uygulama ile karşılaşılması durumunda Disiplin ve Etik Kuruluna bildirmek ile sorumludur.
5. MAL VE HİZMET ALINAN VE SATILAN FİRMALAR ve İŞ ORTAKLARI
Mal ve hizmet alınan ve verilen firmaların ve iş ortaklarının Spectrum Danışmanlık Politika esaslarına, Türk Ceza Kanununa, Alman Ceza Kanununa, ABD Dış Yolsuzluk Uygulamalarına, Birleşik Krallık Rüşvet Yasası ve yürürlükteki rüşvetle mücadele yasa ve mevzuatlarına uyması zorunludur. Bunlara uymayan kişi ve kuruluşlar ile çalışmalar sonlandırılır.
5.1. FİRMA ve İŞ ORTAKLARININ SEÇİMİ
Mal ve hizmet alınan ve satılan firmaların ve iş ortaklarının seçimi aşamasında tecrübe, mali performans, teknik yeterlilik gibi kriterler ile birlikte etik düzeyleri ve bu alanda olumlu bir geçmişe sahip olmaları da dikkate alınır. Rüşvet veya yolsuzlukla ilgili olumsuz geçmişi olan firma ya da iş ortaklarıyla, diğer kriterleri karşılasalar bile çalışılmaz. Bu kapsamda herhangi bir iş ilişkisine girmeden önce gerekli araştırma ve değerlendirmelerin yapılması sorumluluğu öncelikle Satın Alma Birimindedir.Kalite Birimi denetimlerinde söz konusu hususlara uygun davranılıp davranılmadığını değerlendirir.
5.2. FİRMA ve İŞ ORTAKLARI İLE ANLAŞMA SAĞLANMASI
Olumlu istihbaratı olan ve diğer kriterleri karşılayan firma ve iş ortaklarıyla yapılacak anlaşma ve sözleşmelerde;
· Politikada belirtilen esaslara ve ilgili diğer düzenlemelere tam uyum sağlanması
· Çalışanlarının bu esasları özümsemesi ve buna uygun davranması
· Belirli periyotlarla çalışanlarının Politika ile ilgili eğitimler almalarının sağlanması
· Çalışanlarına bildirim yükümlülükleri ve etik ilkelere ile ilgili düzenli hatırlatma yapması ve böyle durumlarla karşılaşmaları durumunda bildirim yapmalarını teşvik etmesi
ile ilgili şartlara yer verilir. Bunlara uyulmaması ya da politikaya aykırı bir durum oluşması durumunda çalışmanın ve yürürlükteki sözleşmelerin haklı sebeple sonlandırılacağına ilişkin hükümlere yer verilir.
6. RÜŞVET VE YOLSUZLUK EYLEMLERİ İÇİN BAŞLICA RİSK ALANLARI
Spectrum Danışmanlık ilgili yasa, düzenlemelere ve ilkelere daima tam uyumu hedefler ve amacı ne olursa olsun hiçbir rüşvet ve yolsuzluk eylemine tolerans göstermez. Rüşvet ile Spectrum Danışmanlıktan hizmet almak isteyen ve hizmet talep eden üçüncü taraflarla iş ilişkisi sona erer. Rüşvet ve yolsuzluk eylemlerinin gerçekleşebileceği başlıca risk alanları aşağıda detaylı olarak tanımlanmaktadır:
6.1. HEDİYE VE TEMSİL AĞIRLAMA
Hediye ve Temsil Ağırlama ile ilgili esaslar Spectrum Danışmanlık Hediye ve Temsil Ağırlama Politikasında belirtilmiştir.
6.2. KOLAYLAŞTIRMA ÖDEMELERİ
Spectrum Danışmanlık, bu kapsamda yer alan kişi ve kuruluşların, devlet kurumları ile rutin bir işlemi ya da süreci (izin ve ruhsat almak, belge temin etmek, vb.) güvenceye almak ya da hızlanSöz dırmak amacıyla kolaylaştırma ödemeleri teklif etmelerine izin verilmez.
6.3. BAĞIŞLAR
Bağış ve yardım ile ilgili esaslar Spectrum Danışmanlık Bağış ve Yardım Politikasında belirtilmiştir. Spectrum Danışmanlık, çalışanlarının işlerinden bağımsız olarak kendi topladıkları tutarlarla hayır kurumlarını desteklemeleri Bağış ve Yardım Politikasının dışındadır.
Söz konusu risk alanlarında ve var ise belirlenen ilke ve politikaların ihlallerin oluşması durumunda Disiplin ve Etik Kurulu raporlanmalıdır
7. HATASIZ KAYIT TUTMA
Spectrum Danışmanlığın muhasebe ve kayıt sistemi ile ilgili uymak zorunda olduğu hususlar yasal düzenlemeler ile düzenlenmiştir. Buna göre;
· Üçüncü şahıslarla (müşteriler, tedarikçiler, vb.) ilişkilere ait her türlü hesap, fatura ve belgenin, eksiksiz, kesin ve doğruluğuna güvenilir şekilde kayda geçirilmesi ve muhafaza edilmesi
· Herhangi bir işleme ilişkin muhasebe ya da benzer ticari kayıtlar üzerinde tahrifat yapılmaması ve gerçeklerin saptırılmaması gerekmektedir.
8. EĞİTİM
Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası, Spectrum Danışmanlık çalışanlarına duyurulmuş ve ortak bir bulut alanında sürekli ve kolaylıkla erişilebilir bir duruma getirilmiştir.
Personelin söz konusu politikada yer alan ilkeleri benimsemesi ve bu esaslara uygun olarak çalışmalarını sürdürmesi amacıyla her personelin ilk işe girişinde ve tüm personele 6 ayda bir eğitimler düzenlenmektedir.
9. POLİTİKA İHLALLERİNİN BİLDİRİLMESİ VE YAPTIRIMLARI
Bu Politikaya ilişkin ihlallerle karşılaşan tüm Spectrum Danışmanlık çalışanlarının ve yönetim kurulu üyelerinin ihlalleri Disiplin ve Etik Kuruluna raporlamalıdır. Disiplin ve Etik Kuruluna etikkurul@spectrumbilisim.com mail adresinden ulaşılabilir. Tüm bildirimler gizli tutulur. Bildirimlerin inceleme, soruşturma ve raporlama sürecinde gizlilik kuralları gözetilir. Yapılan inceleme ve değerlendirme neticesinde olayın mahiyetine göre gerekli yaptırımlar Disiplin Prosedürüne istinaden uygulanır. Bu politikaya ilişkin ihlalleri raporlamaktan imtina edenler hakkında iş sözleşmesinin feshi de dâhil olmak üzere disiplin cezaları uygulanabilir.
10. YÜRÜRLÜK
Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası, Süreç Yönetim Sistemi üzerinden onay vermesiyle yürürlüğe girer.