Telefon

+90 216 706 51 93

HEDİYE VE TEMSİL AĞIRLAMA POLİTİKASI

  1. 1.       AMAÇ

    Şirket çalışanlarının, müşteriler, iş ortakları ve tedarikçiler ile sosyal ilişki içinde olmaları hayatın olağan akışının bir parçasıdır. Ancak, bu ilişkilerin çıkar çatışmasına yol açmamasının sağlanması esastır.

    Hediye Kabul Etme ve Verme Politikasının (“Politika”) amacı, iş ilişkilerini güçlendirmek amacıyla kabul edilen veya verilen hediyelerin, başka kuruluşlarca düzenlenen temsil/ağırlama faaliyetlerine katılımın ve Spectrum Danışmanlık tarafından düzenlenecek temsil/ağırlama faaliyetlerinin meşru çerçevesi ile Spectrum Danışmanlık tarafından karşılanacak temsil harcamaları ve kurumsal harcamalara ilişkin usul ve esaslarını tarif etmektedir.  

    2.       KAPSAM

    Politika; Yönetim kurulu üyeleri de dahil olmak üzere tüm Spectrum Danışmanlık çalışanlarını, mal ve hizmet aldığımız firmaları ve çalışanlarını, tedarikçi, danışmanlar, avukatlar, dış denetçiler de dahil olmak üzere Spectrum Danışmanlık adına görev yapan kişi ve kuruluşları da kapsamaktadır.

     

    3.       TANIMLAR

    Hediye: Genellikle iş ilişkisi içerisindeki kişiler arasında, maddi veya manevi bir karşılık gerektirmeyen, ticari nezaket veya teşekkür amacıyla verilen ya da kabul edilen ürünlerdir.

    Temsil Ağırlama Harcaması: Spectrum Danışmanlığın ticari faaliyetinin sürdürülmesi kapsamında, müşterileri, faaliyetlerini gerçekleştirirken ilişki halinde olduğu önemli iş ortakları ve diğer dış paydaşları ile ilişkilerin kurulması ve geliştirilmesi, satış ve karlılığın desteklenmesi, Spectrum Danışmanlığın üçüncü kişiler nezdinde saygınlığının sağlanması ve korunması gibi amaçlara yönelik yapılacak harcamaları ifade eder.

    Çıkar Çatışması: Çalışanın karar alması veya görevini yerine getirmesi sırasında, kendisine, yakınlarına, arkadaşlarına ya da ilişkide bulunduğu kişi ya da kuruluşlara sağlanan, parayla ölçülebilir olan veya olmayan her türlü menfaati veya kişisel çıkara sahip olmaları halini ifade eder. Bu durumun derhal üst yöneticiye bildirilmesi ve üst yöneticinin durumu ortadan kaldıracak tedbirleri derhal alması gerekir.

    4.       HEDİYE KABULÜNE İLİŞKİN USUL VE ESASLAR

    4.1.   Yasalara uygun olan hallerde bile, çalışanlar, Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasını ihlal edecek şekilde hediye alamazlar.

    4.2.   Spectrum Danışmanlık çalışanları, müşterilerden veya Spectrum Danışmanlığın mal veya hizmet satın aldığı iş ortaklarından veya tedarikçilerden hediye kabul edemez ve hiçbir şekilde hediye istemek için teklifte bulunamaz.

    4.3.   Çalışanların kabul etmeme iradesinin karşı tarafça kesinlikle kabul görmediği, bu nedenle iş ilişkisinin zedelenme riskinin oluştuğu istisnai hallerde, ticari teamüllere uygun ve maddi değeri yüksek olmayan hediyelerde kabul edilmez.

    4.4.   Nakit hediyeler, altın, pırlanta gibi değerli madenler veya nakde tahvili kolay olan hediyeler hiçbir suretle kabul edilemez.

    4.5.   Bedava tatil, indirim çeki, hediye çeki, olağandışı yüksek oranlı indirim gibi nakit olmayan teklifler de hediye ve menfaat kapsamında değerlendirilir ve kabul edilmez.

    4.6.   Bizzat çalışan tarafından talep edilmemesi şartıyla, ajanda, kalem, takvim gibi dönemsel olarak verilebilen, maddi değeri yüksek olmayan, üzerinde karşı tarafın logosunun bulunduğu ve parasal değerinden çok itibari değeri olan promosyon ürünler (ajanda, kalem, takvim, powerbank vb.) kabul edilebilir.

    4.7.   Kabul edilen hediyeler de hediye verenin öncelikli bir muameleye, herhangi bir ayrıcalığa kavuştuğu yönünde intiba yaratmaması yahut bu durumun Şirketin imajını zedelememesi gözetilir.

    4.8.   Çalışanların görevleri nedeniyle oluşan ilişkiler çerçevesinde aile üyelerine verilen hediyeler için de yukarıda belirtilen düzenlemeler geçerlidir.

    4.9.   Şirket çalışanları iş dünyasında kabul edilebilir, makul ve mütevazı olması kaydıyla temsil ve ağırlama amacıyla eğlence ve yemek organizasyonlarına katılabilirler.

    4.10.  Kendileri teklif etmemek ve sadece özel günlerde kutlama amaçlı olmak kaydıyla, Spectrum yöneticileri doğrudan veya dolaylı olarak kendilerine bağlı çalışanlardan veya çalışanlar bağlı oldukları yöneticilerden, olağan ölçüler içinde maddi değeri yüksek olmayan hediye kabul edebilir.

    4.11.  Bu Politikanın kurallarına aykırılığı tespit edilen davranışlara ilişkin olarak, Disiplin Prosedür çerçevesinde, iş sözleşmesinin feshine kadar varabilecek, gerekli disiplin cezası uygulanır. Yasal koşulların oluşması halinde adli makamlara bildirilir.

     

    5.       HEDİYE VERİLİRKEN UYULMASI GEREKEN USUL VE ESASLAR

    5.1.   Spectrum Danışmanlık adına çalışan ve Spectrum Danışmanlığı temsil eden çalışanlar tarafından; hediye sunumunda, Spectrum Danışmanlık tarafından belirlenen temsil ve ağırlama yetkilerinin kullanılmasına ilişkin esaslar uygulanır.

    5.2.   Nakit hediyeler, altın, pırlanta gibi değerli madenler veya nakde tahvili kolay olan hediyeler hiçbir suretle karşı tarafa hediye edilemez.

    5.3.   Hediyeler iyi niyetli ve koşulsuz olmalı; hediye sunulan tarafta herhangi bir sorumluluk veya karar alma sürecini etkileyebileceği yönünde bir intiba yaratmaması gözetilmelidir. Aynı zamanda karşı tarafa sunulacak hediyelerin çıkar çatışması yaratma ihtimali bulunmaması gerekmektedir.

    5.4.   Karşı tarafa sunulacak hediyeler, ticari teamüllere uygun ve maddi değeri yüksek olmayan hediyeler (üst limit 50 Euro) olmalıdır.

    5.5.   Çikolata, çiçek ya da promosyon ürünler gibi maddi değeri düşük ya da maddi değerinden çok itibari değeri bulunan hediyeler sunulabilir.

    5.6.   Spectrum Danışmanlık ve Spectrum Danışmanlık çalışanları tarafından hiçbir kamu kurum ve kuruluşuna ve yetkililerine hediye verilmez.

    5.7.   Sunulan hediyenin Spectrum Danışmanlığı temsil etmesine ve yanlış algılamaya sebep olmayacak zamanlamada sunulmasına özen gösterilmelidir.

    5.8.   Bu Politikanın kurallarına aykırılığı tespit edilen davranışlara ilişkin olarak, Disiplin Prosedür çerçevesinde, iş sözleşmesinin feshine kadar varabilecek, gerekli disiplin cezası uygulanır. Yasal koşulların oluşması halinde adli makamlara bildirilir.

     

    6.       TEMSİL AĞIRLAMA HARCAMALARI ve KURUMSAL HARCAMALARA İLİŞKİN UYGULAMA ESASLARI

     

    6.1.   İş yemekleri ve iş ilişkisinin gereği yapılan Temsil Ağırlama giderlerini yalnızca Genel Müdür, Mali İşler Genel Müdür Yardımcısı ve İş Geliştirme Yöneticileri gerçekleştirebilir.

    6.2.   Temsil Ağırlama gideri beyan edebilmek için daha önce Süreç Yönetim Sistemi üzerinden Dış Görev açılmış olması gerekir.

    6.3.   Temsil Ağırlama Yetkisi olan çalışanların beraberindeki personelin yemek giderini karşıladığı ya da müşteri / tedarikçi gibi misafirlerini ağırladığı durumlarda Süreç Yönetim Sistemi üzerinden doldurulan masraf listelerinde yemek giderinin kaç kişilik ve kimler tarafından gerçekleştirildiği açıkça belirtilmelidir. Bu unsurların belirtilmediği masraf listeleri Muhasebe departmanı tarafından kesinlikle kabul edilmeyecektir.

    6.4.   Şirketimizin davetlisi olarak seyahat etmesi gereken çözüm ortaklarımızın (eğitmen, danışman vb.) seyahatleri ile alakalı uçak ve konaklama rezervasyonunun gerçekleştirilebilmesi için Yönetim Kurulu Başkanı’nın onayı aranır. Onay almak için Süreç Yönetim Sistemi üzerinden Temsil, Ağırlama Onay Talebi açılacaktır.

    6.5.   Şirkette çalışanlarımız arasında çeşitli nedenlerle düzenlenen her türlü toplantıda ya da kutlamada ikram olarak talep edilen veya yapılan harcamalar masraf olarak kabul edilmeyecektir.

    6.6.   Temsil ve ağırlamalarda, Spectrum Danışmanlık merkezinin bulunduğu il tercih edilir.

    6.7.   Spectrum Danışmanlık veya namına hareket eden herhangi bir taraf, bir davete ev sahipliği yapıyorsa, konuklara ait yol ve konaklama masrafları konuklarca karşılanır. Spectrum Danışmanlık çalışanlarının davet ve iş gereği gerçekleştireceği yol ve konaklama masrafları ise Spectrum Danışmanlık tarafından ödenir.

    6.8.   Temsil Harcamaları Süreç Yönetim Sistemi üzerinden sisteme girilir. İlgili sayfaya harcama bilgileri, fiş/fatura, harcamanın gerekçesi, müşteri veya çalışanın adı girilir.

    6.9.   Temsil Harcamasının onaylanabilmesi için harcamayı yapan çalışanın yöneticisinin, Mali İşler Genel Müdür Yardımcısı ve Yönetim Kurulu Başkanı’nın onayı gerekmektedir.

    6.10.  Temsil Ağırlama limiti kişi başı 300 TL’dir.

     

    7.       POLİTİKA İHLALLERİNİN BİLDİRİLMESİ VE YAPTIRIMLARI

    Bu Politikaya ilişkin ihlallerle karşılaşan tüm Spectrum Danışmanlık çalışanları ihlalleri Spectrum Danışmanlık Disiplin ve Etik Kuruluna raporlamalıdır. 

    Spectrum Danışmanlık Disiplin ve Etik Kuruluna etikkurul@spectrumbilisim.com mail adresinden ulaşılabilir. Tüm bildirimler gizli tutulur. Bildirimlerin inceleme, soruşturma ve raporlama sürecinde gizlilik kuralları gözetilir. Yapılan inceleme ve değerlendirme neticesinde olayın mahiyetine göre gerekli yaptırımlar Disiplin Prosedürüne istinaden uygulanır. Bu politikaya ilişkin ihlalleri raporlamaktan imtina edenler hakkında iş sözleşmesinin feshi de dâhil olmak üzere disiplin cezaları uygulanabilir.

     

    8.       DENETİM

    Bu Politikanın hükümlerine uyumun denetimi, iç denetim kapsamında her yıl gerçekleştirilir.

     

    9.       YÜRÜRLÜLÜK

    Bu Politika ve Politikada yapılan değişiklikler, Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.